1. LE CHAMP D’APPLICATION

Dans la présente politique, les termes « Colette Hôtel », « Hôtel » ou « Société » désignent :

La société SAS VIET GOURMET, société assurant l’exploitation de Colette Hôtel. situé 22, rue Mazagran 79000 Niort et dont le site internet est https://www.colettehotelniort.com

Cette Politique de protection des données a pour objectif de vous fournir une information, simple, claire et complète sur la manière dont Colette Hôtel traite les informations personnelles que vous nous transmettez.

2. NOS PRINCIPES EN MATIERE DE PROTECTION DE VOS DONNEES PERSONNELLES

Conformément aux réglementations en vigueur, en particulier le Règlement Général sur la Protection des Données adopté en Europe, nous avons établi les principes suivants pour le traitement de vos données au sein de notre Hôtel:

• Licéité : nous n’utilisons des données personnelles que si :

o nous avons obtenu le consentement de la personne,

o OU cela est nécessaire pour l’exécution d’un contrat auquel la personne est partie,

o OU cela est nécessaire pour le respect d’une obligation légale,

o OU pour la sauvegarde de vos intérêts vitaux dans des cas très restreints,

o OU nous poursuivons un intérêt légitime en utilisant des données personnelles et cette utilisation ne porte pas atteinte aux libertés et aux intérêts de la personne.

• Loyauté : nous expliquons le plus clairement possible ce que nous faisons avec les données.

• Finalités déterminées et minimisation des données : nous ne collectons que les données personnelles qui nous sont réellement nécessaires. Si nous pouvons atteindre le même résultat en utilisant moins de données personnelles, alors nous nous assurons de n’utiliser que ces seules données.

• Transparence : nous informons les personnes concernées de la manière dont nous utilisons leurs données. Nous facilitons l’exercice de leurs droits par les personnes concernées. • Durées de conservation : nous ne conservons les données personnelles que pour des durées limitées.

• Nous assurons la sécurité des données personnelles, c’est-à-dire leur intégrité et leur confidentialité.

• Si un tiers doit utiliser des données personnelles, nous nous assurons que celui-ci est en mesure de protéger les données personnelles.

• Si les données personnelles doivent être transférées en dehors de l’Union européenne, nous nous assurons que ce transfert est encadré par les dispositifs juridiques appropriés.

• Si des données personnelles sont compromises (perdues, volées, endommagées, indisponibles…), nous notifions cette violation aux autorités de protection des données compétentes et aux personnes concernées, si la violation est susceptible de générer des risques élevés pour les droits et libertés des personnes.

3. QUELLES SONT LES DONNEES PERSONNELLES COLLECTEES ?

A divers moments, nous sommes amenés à collecter des informations vous concernant ou concernant les personnes vous accompagnant, notamment :

• des coordonnées (par exemple nom, prénom, n° de téléphone, email) • des informations personnelles (par exemple date de naissance, nationalité)

• des informations sur vos enfants (par exemple prénom, date de naissance, âge)

• votre n° de carte de crédit, (à des fins de transaction et de réservation) ; des informations figurant sur un titre d’identité (par exemple carte d’identité, passeport ou permis de conduire)

• vos dates d’arrivée et de départ

• vos préférences et centres d’intérêts (par exemple chambre fumeur ou non, étage préféré, type de literie, type de presse écrite lue, sports, intérêts culturels, préférences alimentaires et de boissons, etc.)

• vos questions/commentaires, durant ou suite à un séjour dans l’un des établissements sous une marque

• des informations techniques et de localisations générées dans le cadre de l’utilisation de nos sites internet et applications. Afin de satisfaire vos demandes ou de vous fournir le service adéquat (par exemple un régime alimentaire spécifique) nous pouvons être amenés à collecter des informations sensibles, notamment certains détails sur votre santé. Dans ce cas, nous ne collecterons ces données qu’avec votre accord express préalable.

4. A QUELLES FINS VOS DONNEES SONT-ELLES COLLECTEES ET POUR QUELLE DUREE SONT-ELLES CONSERVEES ?

Finalité: Gérer la réservation des chambres et des hébergements

Fondement du traitement: Traitement nécessaire à l'exécution du contrat nous liant

Durée de conservation: 3 ans à compter de la date à laquelle vous avez été actif auprès de nous, de quelque manière que ce soit, pour la dernière fois

Finalité: Compléter la fiche de police si vous êtes étranger

Fondement du traitement: Obligation légale Durée de conservation: 6 mois

Finalité: Compléter la fiche de check-in lors de votre arrivée à l'hôtel

Fondement du traitement: Exécution du contrat Durée de conservation: 3 ans à compter de la date à laquelle vous avez été actif auprès de nous, de quelque manière que ce soit, pour la dernière fois

Finalité: Gestion des différents services proposés lors de votre séjour (réservation au spa, vente de forfait de ski, etc)

Fondement du traitement: Exécution du contrat Consentement

Durée de conservation: Durée de votre séjour

Finalité: Envoi de questionnaire de satisfaction ou pour recueillir vos attentes sur votre séjour et vos commentaires à la suite de celui-ci

Fondement du traitement: Consentement

Durée de conservation: 3 ans à compter de la date à laquelle vous avez été actif auprès de nous, de quelque manière que ce soit, pour la dernière fois

Finalité: Vous adresser les newsletters, promotions et offres touristiques, hôtelières ou de services et/ou vous contacter par téléphone

Fondement du traitement: Consentement

Durée de conservation: 3 ans à compter de la date à laquelle vous avez été actif auprès de nous, de quelque manière que ce soit, pour la dernière fois

Finalité: Personnaliser l'accueil du client à l’hôtel, améliorer la qualité de votre service et de votre expérience

Fondement du traitement: Traitement nécessaire à l’exécution du contrat nous liant

Durée de conservation: 3 ans à compter de la date à laquelle vous avez été actif auprès de nous, de quelque manière que ce soit, pour la dernière fois Finalité: Gérer des réclamations

Fondement du traitement: Obligation légale

Durée de conservation: 6 ans à compter de la date de clôture de votre dossier dans le cadre d'une plainte ou d'une réclamation

Finalité: Sécuriser et améliorer votre utilisation des sites internet de l’Hôtel notamment : amélioration de la navigation, assistance et maintenance et mise en œuvre des mesures de sécurité et de prévention des fraudes

Fondement du traitement: Traitement nécessaire à la poursuite de notre intérêt légitime consistant à gérer nos activités, à réaliser des prestations informatiques, d’administration et de sécurité des réseaux afin de prévenir la fraude.

Durée de conservation: 13 mois à compter de la collecte des informations

Finalité: Sécuriser les biens et les personnes et lutter contre les impayés - Vidéosurveillance

Fondement du traitement: Traitement nécessaire à la poursuite de notre intérêt légitime consistant à gérer nos activités, à sécuriser les biens et les personnes et à lutter contre les impayés.

Durée de conservation: 30 jours

Finalité: Utiliser les services nécessaires pour rechercher l’identité des personnes présentes dans l’hôtels notamment en cas d’événements graves impactant l’établissement (catastrophes naturelles, attentats, etc.).

Fondement du traitement: Traitement nécessaire à la protection des intérêts vitaux des clients.

Durée de conservation: Pour toute la durée de l’événement.

Finalité: Se conformer à toute législation applicable, notamment :Gestion des demandes de désabonnements aux newsletters, promotions, offres touristiques et enquêtes de satisfaction, Gestion des demandes des personnes concernées en matière de protection de leurs données personnelles, Conservation des documents comptables

Fondement du traitement: Traitement nécessaire au respect d'une obligation légale.

Durée de conservation: Pour toute la durée fixée dans la législation applicable.

5. CONDITIONS D'ACCÈS PAR DES TIERS A VOS DONNÉES PERSONNELLES

Nous devons partager vos données personnelles avec des destinataires internes et externes, dans les conditions suivantes. Nous partageons vos données avec un nombre limité de personnes et de services autorisés au sein de notre Hôtel, afin de vous offrir la meilleure expérience possible dans notre hôtel. Les équipes suivantes peuvent accéder à vos données :

• Personnel hôtelier

• Personnels de réservation utilisant les outils de réservation

• Services Informatiques

• Partenaires commerciaux et services marketing

• Services médicaux éventuellement

• Avec des fournisseurs prestataires de services et partenaires : vos données personnelles peuvent être transmises à un tiers dans le but de vous fournir des services et d’améliorer votre séjour, notamment des sous-traitant informatique, des banques, des émetteurs de carte de crédit, des avocats externes, des routeurs, des imprimeurs.

• Autorités locales : nous pouvons aussi être amenés à transmettre vos informations aux autorités locales, si cela est exigé par la loi ou dans le cadre d’une enquête et conformément à la réglementation locale.

6. LA PROTECTION DE VOS DONNEES PERSONNELLES LORS DE TRANSFERTS INTERNATIONAUX

Pour les finalités indiquées dans l’article 5, l’Hôtel s’efforce de conserver vos données personnelles en France, ou du moins au sein de l’Espace Economique Européen (EEE). Lorsque nous transférons vos données personnelles vers des destinataires situés en dehors de l’EEE, nous garantissons que le transfert est effectué : • Soit vers un pays assurant un niveau de protection adéquat, c’est-à-dire un niveau de protection équivalent à ce que les réglementations européennes exigent • Soit le transfert est encadré par des clauses contractuelles types Les flux vers les Etats-Unis peuvent également être effectués vers des entités ayant adhéré au programme Privacy Shield.

7. SECURITE DES DONNEES

L’Hôtel prend les mesures techniques et organisationnelles appropriées, conformément aux dispositions légales applicables (en particulier l’article 32 du RGPD), pour protéger vos données personnelles contre la destruction, la perte ou l’altération, l’utilisation détournée et l’accès non autorisé, la modification ou la divulgation, que ces actions soient illicites ou accidentelles. À cette fin, nous avons mis en place des mesures techniques (telles que des pare-feux) et des mesures organisationnelles (telles qu’un système d’identifiant / de mot de passe, des moyens de protection physique, etc…) afin d’assurer la constante confidentialité, intégrité, disponibilité et résilience des systèmes et des services de traitement. Lorsque vous transmettez des informations concernant votre carte de crédit lors de votre réservation, une technologie de chiffrement SSL (Secure Socket Layer) permet de sécuriser vos transactions. Des mesures organisationnelles assurent la sécurité du traitement.

8. COOKIES ET AUTRES TRACEURS

Qu’est-ce qu’un cookie ?Un cookie est un petit fichier texte déposé dans les répertoires du navigateur de votre ordinateur, tablette ou téléphone portable. Les cookies peuvent être déposés sur votre appareil lorsque vous visitez un site web et peuvent avoir plusieurs objectifs tels que d’assurer le bon fonctionnement des sites internet et d’obtenir des informations sur les habitudes des visiteurs. Lors de la navigation sur le site internet de l’Hôtels, vous pouvez décider d’autoriser ou non le dépôt de cookies sur votre ordinateur.Comment paramétrer les cookies ?Le paramétrage des cookies se fait directement via votre navigateur Internet et, selon le type de navigateur employé, permet au choix le refus systématique des cookies lors de la navigation ou de leur autorisation au cas par cas. Pour en savoir sur la configuration à suivre, consultez la page dédiée sur le site de la CNIL : https://www.cnil.fr/fr/cookies-les-outils-pour-les-maitriser

9. VOS DROITS

Vous avez le droit d’obtenir des informations et d’accéder à vos données personnelles collectées par l’Hôtel, sous réserve des dispositions légales applicables. Vous avez également le droit de faire rectifier vos données, de les faire effacer ou d’en limiter le traitement. De plus, vous avez le droit à la portabilité de vos données et le droit de définir des instructions pour le traitement de vos données à votre décès. Vous pouvez aussi vous opposer au traitement de vos données, en particulier vous opposer à ce que les données vous concernant relatives à vos séjours, vos préférences, votre satisfaction soient partagées avec d’autres établissements. Si vous souhaitez exercer ces droits, contactez directement le département en charge des données personnelles par courrier électronique à l’adresse colettehotel79@gmail.com ou en écrivant à l’adresse suivante :SAS VIET GOURMET ,Galerie N°40 et 41 Centre Commercial 4 Ânes 17300 Rochefort, FranceDans un souci de confidentialité et de protection de vos données personnelles, nous devrons vous identifier afin de répondre à votre requête. Pour cela, en cas de doutes raisonnables sur votre identité, il pourra vous être demandé de joindre à l’appui de votre demande, la copie d’un document officiel d’identité (CNI, permis, passeport) Vous pouvez également exercer vos droits à l’égard de vos données personnelles conservées et traitées par un hôtel en sa qualité de responsable de traitement. Vous devez à cette fin entrer directement en contact avec cet hôtel. Pour tout accompagnement dans vos démarches, merci d’écrire au Département Protection des Données Personnelles à l’adresse colettehotel79@gmail.com ou à l’adresse postale ci-dessus. SI vous estimez que vos droits n’ont pas été respectés ou qu’une réponse apportée par l’Hôtel n’est pas satisfaisante, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL.

10. MISES A JOUR

Nous pouvons modifier la présente politique et vous invitons à consulter régulièrement celle-ci notamment à chacune de vos réservations.

11. CONTACT

Pour toutes questions concernant la politique de données personnelles au sein de l’Hôtel, merci de prendre contact avec le Département Protection des Données Personnelles (voir article « Vos droits »).